UPMK 2016’nın ardından…

Türk Proje Yöneticileri Meslek Enstitüsü’nün düzenlediği Ulusal Proje Meslek Konferansı bu yıl 10 Mart 2016’da Ankara Mövenpick Otel’de yapıldı. Konferansta alanında pekçok önemli isim projelerini bizlerle paylaştı.

Konferansın bu yıl benim için farklı olmasının ilk nedeni, konferansı düzenleyen değerli TPYME ve Norm Eğitim Danışmanlık Derneği Yöneticileri Nedret Orbay, Cem Mekik ve Seçil Fırat tarafından bu yılki Çetin Ceviz Ödülleri için jüri olarak seçilmemdi. Pek çok başarılı adayı değerlendirerek ödüllendirdik.

İkinci neden ve benim için büyük bir sürpriz de bu yılki Çetin Ceviz Ödüllerinde “Mesleğe Katkı” ödülü almam oldu. TPYME ve Norm Eğitim Danışmanlık Derneği Yöneticilerine buradan tekrar teşekkür ediyorum. Meslek hayatım için önemli bir kazanım oldu.

Dinamikler 2015’in ardından…

Dinamikler 2015 – XVI. Proje Yönetimi Uluslarlarası Kongresi sona erdi. İşte dinlediğim konuşma ve sunumlarla ilgili kısa izlenimlerim:

İPYD Başkanı Behice Torun Öztürk ve Dinamikler 2015 Proje Yöneticisi Mehmet Şevket Özdemir’in kısa açılış konuşmalarının hemen ardından ilk konuşmacı Beşiktaş Belediye Başkanı Murat Hazinedar’dı. Başkan, İPYD’den aldıkları fikirle, Belediye’de bir Proje Yönetim Ofisi kurma kararı aldıklarını belirtti. Beşiktaş’ta gerçekleştirecekleri birkaç projeden bahsetti. Tam bir politikacıya uygun olacak şekilde, promosyonu da ihmal etmedi: Dinamikler katılımcılarından 2015 içinde evlenecek ilk çiftin nikâh sponsorunun Beşiktaş Belediyesi olacağını vaat etti. 🙂

Yönetim Danışmanlığı’nın yanı sıra koltuğunda pek çok başka karpuz da taşıyan Hakan Akbaş, Kongre’nin en keyifli sunumlarından birini yaptı. Birlikte çalıştığı 5 insandan (Xerox’tan David Myerscough, Güler Sabancı, Fatih Terim, ABD eski Dışişleri Bakanı Madeleine Albright ve annesi Nurhan Akbaş) aldığı 5 altın öğüdü (mükemmel ekip, akıllı planlama, açık iletişim, proaktif risk yönetimi ve başarıya sahip çıkma) deneyimleriyle birlikte paylaştı.

İlk gün açılış ve “keynote” konuşmalarının ardından teknik oturumlar gerçekleşti:

• Bankalararası Kart Merkezi’nden Zehra Müge Ünal BKM Express Projesi’nde yaşadıkları zorlukları ve deneyimlerini aktardı.
• TED Üniversitesi’nden Öncü Hazır Proje Risk Yönetimine Analitik Yaklaşımlar isimli sunumunda risklerin nitel ve nicel değerlemesinde kullanılan analitik hiyerarşi sürecinin uygulanması ile ilgili çalışmalarını özetledi, örnekler verdi.
• Turkcell Teknoloji’den Hakan Ağrıkaya Turkcell TV+ projesini tanıttı. Yine Turkcell Teknoloji’den Verda Emiroğlu ise, ARGE projesi yönetimi konusundaki yaklaşımlarını özetledi.
• WYG Group – MENA’dan Faruk Tekindağ Türkiye’de proje kültürünün yıllar içinde değişimini deneyimleri ile aktardı.

İlk günün son konuşmasında Prof.Dr. Zuhal Baltaş kurum içi koçluk konusunda bilgi verdi.

İkinci gün konuşmaları AB Bakanlığı’ndan Bülent Özcan’ın projelerde kamu, özel ve STK işbirliklerini anlattığı sunumla başladı. Ardından Kredi Kayıt Bürosu’ndan Kasım Akdeniz kuruluşun gelişimini aktardı ve Findeks’i tanıttı. WYG Group-MENA’dan Levent Erkan ise “stratejik projelenme” olarak adlandırdığı sunumunda kendi proje deneyimlerini aktardı.

İkinci gün teknik oturumları yabancı konuklarındı:

• CMCS Lübnan’dan Saadi Adra hem kişiler hem organizasyonlar için kapasite ve yetkinlik geliştirmenin önemini, bu konulardaki kendi yaklaşımlarını ve deneyimlerini aktardı. Saadi Adra’nın Haziran 2013’teki PMI Türkiye – Savunma Zirvesi’nde de program yönetimi konulu sunumunu dinleme fırsatım olmuştu. Konuya hakimiyeti ve kaliteli içerikli sunum materyali ile her zaman tavsiye edilir. 🙂
• Sutter Health’ten Ray Ju projelerinde yalın inovasyonun değişim için kullanımı konulu sunumunda, son yaptıkları depreme dayanıklı, çevre dostu LEED hastane inşaatı projesinden bahsetti. Mimarlık, mühendislik ve inşaatta hangi süreçleri/işleri yalınlaştırdılar, bahsetmedi, ama Toyota metodunu aldıklarını öğrendik. 🙂
• UC Berkeley’den Tom Kendrick otorite olmadan sonuç alma konulu sunumunda, proje ekibinin proje yöneticisinin personeli olmaması durumunda projenin nasıl kontrol edilebileceği konusunda örnekler verdi. Sunumu için yararlandığı kendi kitabı “Results without Authority”yi benim gibi daha önceden okuyanlardansanız, yeni bir bilgi yoktu. 🙂

İkinci günün son konuşmalarında ise, önce KALDER’den Berçin Gün Ulusal Kalite Hareketi Projesi’ni anlattı, sonra artık gelenek olduğu şekilde, son konuşma teknik değil, sosyal içerikli oldu: Prof.Dr. Turgay Biçer bizlerle kişisel gelişim, başarı ve mutluluk için ipuçları paylaştı.

Önümüzdeki yıl görüşmek üzere…

Dinamikler 2013’ün Ardından…

Bu yılki Dinamikler, PMI’ın 2013 EMEA Kongresi’nin Mayıs’ta İstanbul’da olması nedeni ile, geleneği bozarak, Nisan’da değil, Mart ayında yapıldı. Kongre, 22-23 Mart 2013’te başarı ile gerçekleşti. Bu yılki tema “Az ile Daha Fazla” idi. Pek çok konuşma tema ile ilgili olmasa da 🙂 , bu yıl da farklı sektörlerden proje yönetimi profesyonelinin deneyimlerini dinleme ve kendileri ile sohbet etme olanağı bulduk.

Şimdi Kongre’de katıldığım sunumlarla ilgili notlarım:

• 1. Oturum – AB’de Proje Yönetimi ve Uygulamaları Paneli
Panelin moderatörlüğünü başarılı AB projeleri gerçekleştiren WYG MENA’nın Bölge Genel Müdürü Levent Erkan yaptı. İlk panelist olan AB Bakanlığı Proje Uygulama Başkanlığı – Başkan Bülent Özcan AB destek türleri, IPA öncelikli alanları, AB’nin proje yönetimi yaklaşımları ve PraG dokümantasyonu hakkında oldukça ayrıntılı ve aydınlatıcı bilgiler verdi. Diğer panelistler Kamran Kuru (Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı) ve Asım Göker Keskin (İŞKUR) de kendi kurumlarındaki AB projelerinden bahsetti.
Açıkça söylemek gerekirse, panellerde tabii ki PowerPoint sunum desteği gerekmiyor, ama Bülent Bey’in ayrıntılı PowerPoint sunumundan sonra, Kamran Bey ve Göker Bey’in konuşmalarının PowerPoint sunumla desteklenmemiş olması, onlar için dezavantaj oldu.

• 4. Oturum – Yönetim ve Organizasyon Çerçevesi (Serbest Sunumlar)
İlk sunumda PricewaterhouseCoopers (PwC) Şirket Ortağı Oktay Aktolun, PwC tarafından yapılan araştırmalar sonucu, proje yönetiminde güncel ve önemli görülen konuları aktardı. Araştırmalar Türkiye’de yapılmamış, ama dünyadaki yaklaşımların Türkiye için de geçerli olduğunu gördük. Örneğin:

• Projeler ve proje portföyleri şirket stratejileri ile uyumlu olmalı.
• Proje ve portföy yönetimi şirkete rekabet avantajı sağlar.
• Kurumsal PY olgunluk seviyesi yükseldikçe proje performansı da artar.
• Proje ve portföy yönetiminde dünya genelinde benzer riskler var: tahminleme riskleri, üst yönetim desteği / iletişim / paydaş katılımı eksikliği, kapsam değişiklikleri gibi.
• İK’nın, araçların ve metodolojilerin etkin şekilde kullanılması şart.

İkinci sunum Primas Consulting Yöneticisi Anton Lorenz’in projelerdeki “gerçekleri görme anları” idi. Proje yöneticilerinin zaten bildikleri ve farkında oldukları projedeki önemli zamanları, karar alma durumlarını listeledi: ilk tanışma, başlatma toplantısı, görev-sorumluluk atama, planın yayınlanması, müşteri ile durum toplantıları, çatışma çözümleme, kapanış toplantısı gibi.

Akurgal Teknoloji’nin kurucusu Ali Akurgal Hocanın yaptığı üçüncü sunum ise, Kongre temasına en çok uyan sunumdu bence. Ali Hoca “teknoloji edinmeyi yönetme” temasına değindi, verdiği “az ile daha fazla” örneği (sadece bir araştırmacı ile kısa sürede yaptıkları bir prototip sistem demosu) gayet etkileyici idi. Ali Hoca’nın sempatik tavrı ve sunumun doyuruculuğu nedeni ile benim en beğendiğim sunumlardan biri oldu.

• 6. Oturum – Olimpiyat Paneli
Moderatörlüğünü Spor Yazarı Atilla Gökçe’nin yaptığı panelde, Türkiye Milli Olimpiyat Komitesi Başkanı Prof. Uğur Erdener, Dünya Spor Yazarları Birliği Bşk. Yrd. Esat Yılmaer ve NTVSpor Yazarı Mert Aydın 2020 Olimpiyadı için İstanbul’un adaylığı ve yapılan hazırlıklar ile ilgili bilgi verdi. Tema ile hiçbir ilgisi olmasa da, değerli panelistler ve verilen ilginç bilgiler sayesinde çok güzel, soru-cevaplı, interaktif bir panel oldu.

• Turkcell Gn.Md.Yrd. (İK) Meltem Kalender’in sunumu
Proje yönetiminde insan kaynağının yönetimi çok önemli, Meltem Hanım da bir PY değil, bir İK uzmanı olarak, projelerde insan yönetimi için önemli noktaları vurguladı. Motivasyon, güven, liderlik gibi konuların altını çizen Meltem Hanım’ın sunumu gayet keyifli geçti.

• Yalın Enstitü Genel Sekreteri Ülkü Kulaç’ın sunumu
Ülkü Hanım’ın “yalın” (lean) yaklaşım hakkında bilgi verdiği sunum, özellikle konu ile daha önce ilgilenmemiş katılımcılar için çok faydalı oldu. “Yalın” yaklaşım, israftan arındırılmış mükemmel süreçler, ilk seferde doğru işi yapmak, kaynakları sadece değer yaratan işlere yöneltmek gibi özellikleri ile, Kongre temasına en uygun konulardan biri idi.

• 9. Oturum – Bilişim Çerçevesi (Serbest Sunumlar)
İlk sunumda, Information Systems Security Association (ISSA) Türkiye Bşk. Yrd. Mustafa Komut ISO 27001 bağlamında bilgi güvenliğinde risk yönetimi hakkında genel bilgi verdi. İkinci sunumda ATOS International’dan Global Program Direktörü Peter Van Tintelen ATOS’un Global Geçiş ve Dönüşüm Yönetimi yaklaşımını anlattı, ancak sunum maalesef hazır bir ATOS PowerPoint dokümanından yapıldığı ve Kongre’ye uyarlanmamış olduğu izlenimi yarattı (içerik kesinlikle sunum süresi olan 30 dakikaya sığabilecek büyüklükte değildi). Üçüncü sunumda ise, Vakıfbank Gn. Md. Yrd. (IT) Ali Engin Eroğlu büyük dönüşüm projelerindeki yaklaşımları ve deneyimlerini aktardı, ancak bence sunum içeriğinin basitliği nedeni ile, sunum etkili olmadı.

• 11. Oturum – Agile Paneli
Bu oturum panel gibi değil, üç ayrı sunum şeklinde gerçekleşti. Önce Thoughtworks’ten PY Elif Özdemir Agile yaklaşım ile ilgili temel bilgileri verdi. İkinci olarak, Akbank’tan Scrum Master Tolga Kombak özellikle Kaizen’deki “muda”, yani çöplerin azaltılması ile Scrum’daki “retrospective” toplantıları konularına eğildi. Son olarak da Sony’den Yazılım Mühendisi Lemi Orhan Bilgin projelerinde Agile yaklaşımları nasıl uyguladıklarını ve bu bağlamda bazı altın kurallarını (* başarısız olacaksan, erken ol -fail fast-; * sertifikaya değil, kaliteli yazılım geliştirme pratiklerine önem ver; * takım çalışmasını destekle; * bilgi paylaşım ortamı oluştur vb.) aktardı. Her üç konuşmacının da sunumları gayet güzel hazırlanmıştı, ayrıca konuşmacılar, katılımcılara verdikleri yeterli ve doyurucu yanıtlarla, gerçekten işlerini bilerek ve iyi yaptıklarını gösterdiler.

Kongre sonunda genel izlenimim ise şöyle özetlenebilir:
• Maalesef konuşmacılar Kongre temasını genelde dikkate almıyorlar. (Bunun nedeni, özellikle sponsor kuruluşların konuşmalarına öncelik verilmesi ve bu kuruluşların da öncelikle eldeki hazır konuları aktarmaları olabilir diye düşünüyorum.) Bu durumda Kongre’de yapılan ankette “sonraki Kongre’nin hangi temayı ele almasını istersiniz” sorusu gereksiz oluyor, insan ister istemez “nasıl olsa sunumların ancak onda biri o temada olur” diyor.
• Keşke STK’mızın ekonomik gücü olabilse de, Kongre’yi yapmak için ekonomik destek ihtiyacı çok büyük olmasa. Böyle olursa, bir hakem heyeti oluşturulup konuşmalar değerlendirilip katma değeri daha yüksek ve Kongre temasına uygun olanların sunulması sağlanabilir. Hatta makale sunumları da olsa, ne güzel olur. (Bazı katılımcılardan “konuşmaların çoğu maalesef çok faydalı değil, ya beylik, çok bilinen konular, ya kurum tanıtımı var, PMP için PDU toplamasam gelmem” yorumunu duydum. 😦 )
• Oturumları panel ile sunum arasındaki farka dikkat ederek organize etmek gerek. Belli bir konuyu uzmanlar farklı açılardan sohbet havasında tartışacaklarsa, evet, panel uygun oluyor. Olimpiyat paneli çok iyi bir örnekti. Ama üç tane konuşmacı ayrı ayrı başlıkları sunumlar üstünden anlatacaklarsa, o zaman ona panel dememek gerek. Örneğin Agile panel olmadı, Agile ile ilgili üç ayrı içeriği aktardılar, üç tane güzel sunum oldu.

Önümüzdeki yıl Dinamikler’de tekrar görüşene kadar, benden bu kadar…

PMI’ın Global EMEA Kongresi 2013’te İstanbul’da!

PMI bu yıl Global EMEA Kongresi 2013 için İstanbul’u seçti! Kongre 22-24 Nisan 2013’te gerçekleşecek! Ayağımıza gelen bu fırsatı kaçırmayalım derim. 🙂

PMI TR PMSummit 2012

PMI TR’nin düzenlediği  “Küresel Sürdürülebilirlik – Örnek Uygulamalar” temalı PM Summit 2012, 28-29 Eylül 2012 tarihlerinde Boğaziçi Üniversitesi’nde gerçekleştirildi.

Zirve ile ilgili bilgilere http://www.pmi-tr.org/pms2012/ sayfasından ulaşılabilir.

Projesi için Maliyetleme Yapacak Olanlara Tüyolar

Bütün proje yöneticileri maliyetleme yapar, ama gerçekten sağlıklı bir maliyetleme yapabilmek için şunlara dikkat etmek gerek:

Not: Araç olarak MSProject kullanıldığını varsaydım…

İşler… Çıktılar…

• Öncelikle proje kapsamınızın tamamını karşılayan, çıktı (ürün/hizmet/sonuç) odaklı sağlam bir WBS oluşturun! Projede üretilen hiçbir ürün, hizmet ve sonucu atlamayın.
• Birinci aktivite olarak projenin adını koymayın, bu durumda WBS kodu olarak 1’i gereksiz şekilde kullanmış olursunuz; asıl işlerinizin WBS kodu 2’den başlar veya tüm işleri bu işin altına girerseniz, tüm işlerinizin WBS kodu 1. ile başlar. WBS’te, projenizin tümünü de bir satır olarak görmek istiyorsanız, proje özet görevi kutusunu işaretlemeniz yeter, projenizin özetini 0 (sıfır) numaralı görev olarak görürsünüz!
• Çıktıları oluşturan tüm iş paketlerini, aktiviteleri, varsa altındaki görevleri girin. WBS yukarıdan aşağıya analitik bir kırılım göstermeli!
• Aktiviteler arasındaki öncül-ardıl ilişkilerini, varsa tarih sınırlamalarını girin. Öneri: İlişkileri ve tarih sınırlamalarını en alt düzey aktiviteler (veya görevler) için tanımlayın. Başlangıç aktiviteleri (projeyi başlatan aktiviteler) hariç hiçbir alt düzey aktivitenin öncel aktivite kutusu boş olmasın!
• Aktivite ve görevlerin kaynak tahmini yapılabilir, kaynak atanabilir ve kontrol edilebilir büyüklükte olduğundan emin olun. Tahminlenemeyecek büyüklükte ve fazla genel işler tanımlamayın. İşleri ancak bölerek kontrol edilebilir hale getirirsiniz.
• Maliyet oluşturan ve proje süresini etkileyen tüm işlerin WBS’teki varlığını doğrulayın. Bunlar sadece sizin yaptığınız işler değil, aldığınız hizmetler, belli işleri başlatan satın almalar, ödemeler, vb. de olabilir.

İhtiyaçlar… Kaynaklar… Yani harcama kalemleri…

• Kaynak tablosunda tüm ihtiyaçlarınızı (insan, seyahat, harcırah, COTS, hizmet satınalma, diğer masraf kalemleri vs.) tanımlayın. İşgücü maliyetlerinizi “iş”, adet/birim fiyatı ile oluşan maliyetleri “materyal”, sabit bir maliyet oluşturan kalemleri de “maliyet” tipinde oluşturun.
• İşgücü ücretlerini / materyal birim fiyatlarını, geçerli olduğu tarih aralıklarını, ücret/fiyat artışlarını, varsa fazla mesai ücretlerini, kullanım başı ücretlerini hesaplayın/belirleyin, girin.

İK maliyetleri…

• Elinizdeki insan kaynaklarını mevcut işlere atayın, kaynak dağılımınızı iş kalemlerine göre düzenleyin. Çalışanlar sabit maaşla çalışıyorsa, fazla mesai için ödeme yapmıyorsanız, insanlara %100’den fazla iş gücü (günde 8 saatten fazla iş) atamayın, maliyetleri saatlik ücret bazında hesaplayacaksınız. Ayrıca, eğer iş adımlarından emin değilseniz, WBS’iniz, zamanlar, öncül/ardıllar son halini almadıysa, insan kaynağınızın leveling’i ile uğraşmayın, işlerin yeri değiştiğinde insanların işgücü %’lerini tekrar gözden geçirmek gerekecektir.
• Kaynak tablosunu dikkatle inceleyin! İnsanların işlerinin arasında eğer zaman aralıkları oluşuyorsa, bu kişiler sizin projeniz sırasında bazen boş kalıyor demektir. Bunun iki çözümü var: Güzel olan çözüm, boş kalan kişilerin AdamAy maliyetlerini karşılayacak başka bir iş vermeniz (ki bu genellikle mümkün olamıyor). Diğeri (proje maliyetleri açısından hoş değil, ama hayatın gerçeği genelde bu şekilde) boş kalan AdamAy’ların projenize maliyet olarak girilmesi. Oluşan bu bekleme süresi maliyetleri projeye masraf girmeden şirket içinde kompanse edilebilir veya projenizin maliyetlerine eklenir. Bu maliyetlerin nasıl karşılanacağı artık üst yönetimin alacağı bir karar, siz her halükarda yukarıya bildirin, başlarına geleceği bilsinler.

Diğer maliyetler…

• Tüm işlerin ihtiyaç duyduğu diğer kaynakları girin. Maliyet oluşturan hiçbir kalemin unutulmadığından emin olun. Bunun için sözleşmeden oluşturduğunuz proje kapsamını çok detaylı çalışmanız gerekir. (Tabii bunun için de önce sözleşmeyi çok iyi çalışmış olmak gerek.) Örneğin, satın alma, seyahat, harcırah/konaklama, kiralama, hizmet alımı, telif vb. masraf oluşturacak hangi harcama kalemleri var, hangi iş kalemlerinde ne gerekiyor, kontrol edin. Projelerde kullanılan hazırda bir özet muhasebe kodları tablonuz varsa, bu da çok faydalı olur, üstünden geçip, benim projemde bu tür bir harcamam var mı diye düşünebilirsiniz. (Muhasebenin kullandığı genel muhasebe kodları tablosunu da kullanabilirsiniz, ama çalışmanız, anlamanız çok zaman alabilir.)

Takvim…

• Standart takvimi değil, projeye özgü takvim kullanırsanız, dikkat etmeniz gereken önemli bir konu var. Projeye özgü takvime resmi tatil günleri, yıllık izinler vb. girerek, bu günlere insanların işlerinin rastlamamasını sağlayabilirsiniz. Ama unutmayın ki, maliyetlerimiz aylık olarak oluşuyor, yani maaşlar resmi tatil olunca da, yıllık izne gidince de yatar!

Ve sonuç… Toplam maliyeti oluşturmak…

• Tüm bu bahsettiğimiz verileri oluşturup girerseniz, kaynaklarınız için maliyetleriniz oluşmuş olur, Gannt çizelgesine maliyet sütunu eklediğinizde hangi işin kaça patladığını görürsünüz.
• Saatlik maliyetlerortalama olarak hesaplanıp (örneğin: ayda ortalama 160 saat üstünden) girildiğinde otomatik hesaplanan maliyetleri bazı kuruluşlar yeterince hassas bulmadığından (ücretler çalışılan saatten bağımsız olarak aylık olarak ödendiğinden ve gerçekte her ay çalışılan gün sayısı aynı olmadığından) MSProject’in hesabını sadece bir kontrol mekanizması olarak kullanırlar. Bu durumda, MSProject’ten personel profiline göre AdamAyları Excel gibi bir tablolama/hesap aracına alıp sonra çalışılan aylara çevirip aylık ücretlerle çarparak daha hassas hesap yapılabilir.

Bu maliyetleme işinden bir sürü yapmış ve yapmakta olan biri olarak, gerçekten böyle yap demesi kolay, ama yapması her sefer zor bir iş… Yapanlara kolay gelsin. 🙂

Dinamikler 2012’nin Ardından…

Dinamikler 2012 Proje Yönetimi Kongresi, 6-7 Nisan 2012 tarihlerinde İstanbul Sheraton Maslak’ta başarı ile gerçekleşti. Bu yılki tema “Proje Yönetiminde Farklı Çözümler” idi. Kongre’de bu yıl da hem uzmanların deneyimlerini dinleme hem de pekçok farklı sektörden proje yönetimi profesyoneli ile sohbet etme olanağı bulduk.

Bu yazımda Kongre’de en sevdiğim ve etkileyici bulduğum sunumlar ile ilgili notlarımı sizlerle paylaşmak istedim.

• Prof.Dr. David ARDITI – Illinois Teknoloji Enstitüsü, Yapım Müh. ve Yön.Prog.Dir.

David Hoca, inşaat proje yönetiminde son yıllardaki gelişmeleri ve kendi okulundaki çalışmaları özetledi.  Bunlardan ilgimi çeken ilk çalışma, inşaat projelerinde takvimleme araçlarını gerçek şantiye görüntüleri ile birleştiren, böylece projenin izlenebilirliğini artıran yazılımları oldu. Bir diğer ilginç çalışma da ihale sürecinde farklı firmalar tarafından verilen tekliflerin birlikte hazırlanıp hazırlanmadığını tahmin etmeye yarayan yazılımdı. ABD’de Üniversitelerin araştırma projelerinin ne kadar gerçek hayatta kullanıma yönelik olarak tasarlandığını bir kez daha fark ettik.

• Cengiz ULTAV – Vestel, YK Üyesi

Cengiz Bey, günümüz iş hayatında karmaşıklığın (complexity) yönetiminin önemi üstünde durarak, karmaşıklık yönetimi teknikleri konusunda bilgi verdi. Dakikada verdiği teknik/teori/yöntem/kitap/yazar ismi sayısı ile beni bilgi ve genel kültür açısından komplekse sokmasına rağmen 🙂 , engin bilgisi ve genel kültürü ile kendisine hayran bıraktı. Konuşmasından sonra kendisi ile yaptığımız kısa sohbette, insanların ne kadar bilgili, kültürlü ise, o kadar alçakgönüllü ve olgun olduklarına olan inancım Cengiz Bey sayesinde pekişti.

• Murat ERCİYES – METEKSAN Savunma, Gn. Md.

Murat Bey’i PMI-TR’nin Kasım 2011’de yapılan PM Summit Defense – Ankara etkinliğinde dinledikten sonra Dinamikler için de çok iyi bir konuşmacı olacağını düşünerek İPYD YK’ya kendisini konuşmacı olarak davet etmemizi önermiştim, kendisi de sağolsun kabul etti. Murat Bey, risk yönetimine gerçekçi bir bakış açısıyla yaklaştıklarını ve şirketlerinde başlattıkları risk sigorta fonunu anlattı. Bir Genel Müdürün proje yönetimi konularına bu kadar hakim olduğunu, proje yöneticilerini hem yakından izleyip hem arkadaşça hem de profesyonel desteğini sağladığını görmek gerçekten sevindirici.

• Dr. Hakan GÜRSU – Design Nobis, Endüstri Tasarımcısı – ODTÜ Endüstri Ürünleri Tasarımı Böl., Öğr.Üyesi

Hakan Hoca, tasarım nedir, tasarımcı kimdir, inovasyon, inovatif ürün kavramları ve kendi projeleri  hakkında bilgi verdi. Hoca’nın esprili kişiliği sayesinde Kongre’nin en keyifli sunumlarından birini izleme fırsatını bulan katılımcılar, Hakan Hoca’ya ait “Türklerde paçoz bölünme” ve  “Türk AR-GE’si = Arakla-Getir” gibi kavramları dağarcıklarına kattılar. 🙂

• Levent ERKAN –  WYG, MENA Böl.Gn.Md.

Levent Bey, WYG’de yürüttükleri hem sosyal hem teknik içerikli büyük AB programlarını anlattı. AB fonları ile yapılarak önemli sosyal gelişim kazanımları sağlayan bu kadar büyük projelerin başarı ile yapılmasının Türkiye için önemi açık.

• Doğan Güneş ÖNDER – İK Yön. ve İletişim Dan., Eğitmen

Doğan Bey, kuşak farklılıklarının iş yaşamına etkisini; patlama, X ve Y kuşaklarının özelliklerini anlattı. Organizasyonel davranış ve İK derslerinde gördüğümüz, işyeri psikolojisi vb. kitaplarda okuduğumuz konuları Doğan Bey matrak örneklerle ve o kadar keyifli bir şekilde aktardı ki, sunumdan herkes gülümseyen yüzlerle ayrıldı. Kongre’nin tartışmasız en eğlenceli sunumu oldu.

Kongre’de sunumlar iki paralel oturumda gerçekleştiği için, doğal olarak tüm konuşmacıları dinleme fırsatım olmadı. Ama diğer oturumlara katılan arkadaşlarımdan OYAK Renault’dan Hakan TANDOĞDU ve ABC’den Yekta ÖZÖZER’in sunumlarının da çok güzel olduğunu duydum, kaçırmışım, başka etkinliklerde fırsat olur umarım.

Evet… İşte böyle… Hem katılımcı hem de İPYD üyesi olarak Kongre benim için gayet faydalı ve keyifli geçti. Önümüzdeki yıllarda yine başarılı Kongrelerde görüşmek üzere…

Not: Kongre rehberinden konuşmacı özgeçmişlerine bakarken ilginç bir şey fark ettim. En beğendiğim 6 sunumdan 5’inin sahibi benim de okulum olan ODTÜ mezunu.  🙂  David Hoca – İnşaat Müh., Cengiz Bey – Elektronik Müh., Murat Bey – Havacılık Müh., Hakan Hoca – Endüstri Ürünleri Tasarımı ve Levent Bey – Kimya Müh. Yine ODTÜ sevgim, fanatikliğim kabardı, ama haksız da sayılmam. 🙂

Dinamikler Proje Ekibi:

Bir işin sorumluluğu insanlara nasıl atanır?

İster projelerde, ister operasyonlarda olsun, yapılacak işlere kişilerin sorumlu olarak atanması genellikle zorlu bir süreçtir. Yapılan atamalardan kişilerin de genellikle tam olarak sorumluluklarını anlamadıklarını sık sık görürüz. Bu yazımda, bu iş için güzel bir çerçeve oluşturan “sorumluluk atama matrisi”nden bahsedeceğim.

Sorumluluk atamada sıklıkla 5 tip sorumluluktan bahsedebiliriz:

• Sorumlu (Responsible – R): İşi gerçekten yapacak olan kişidir. Her iş için en az 1 tane sorumlu bulunmalıdır.
• Hesap verebilir (Accountable – A): Yapılan işle ilgili yetkiyi taşıyan onay mercidir. Her iş için sadece 1 tane hesap verebilir bulunmalıdır.
• Destek (Support – S): Sorumlunun kullanımına atanmış insan kaynağıdır. İşe katkıda bulunması beklenir.
• Danışılan (Consulted-C): Konusunda uzman, fikri alınan kişidir.
• Bilgi verilen (Informed – I): Süreçten ve sonuçlardan haberdar edilen kişidir.

Sorumluluk ataması yapılacak işler listelendikten sonra, satırlara işler, sütunlara sorumlulukların dağıtılacağı kişilerin isimleri (ya da uygunsa unvanları) konarak bir matris oluşturulur ve matrisin hücrelerine ilgili sorumluluğun tipi (R/A/S/C/I) yazılır.

Örneğin:

İş Kırılım Yapısı No	İş Kalemleri	Üst Yönetim	Proje Yön.	Analist	Tasarımcı	Programcı	Testçi	Konfig. Yön.	Konu Uzmanı
1.1	Gereksinim Analizi	A	S	R	S	S	I	S	C
1.2	Tasarım	A	S	S	R	S	I	S	I
1.3	Kodlama	A	S	I	I	R	I	S	I
1.4	Test	A	S	S	S	S	R	S	C

Bu matrisin oluşturularak proje ekibi ile paylaşılması ile, projedeki sorumluluk dağılımının iyi anlaşılması ve böylece işlerin daha düzgün şekilde yürümesi sağlanabilir.

İyi bir PY hangi yetkinliklere sahip olmalı?

İyi bir proje yöneticisi olmak için, proje yönetimi alanındaki bilgi, metot ve teknikleri bilmek ve uygulayabilmek tabii ki hayati. Ancak, iyi bir proje yöneticisi mutlaka şu yetkinliklere sahip olmalı:

• Liderlik ve motivasyon

Ortak hedefinize ulaşmak için, insanların peşinizden gelmesini sağlayabiliyor musunuz? İnsanları, işler zorlu bile olsa, başarmak için yeterince motive edebiliyor musunuz?

• Organizasyon ve planlama

İşi, bilgiyi, altyapıları, insanları, kısacası işle ilgili herşeyi organize edebiliyor, düzenleyebiliyor musunuz? Yapılacakları düzenli olarak listeleyip, sıralayıp, önceliklendirip, takvimleyebiliyor musunuz?

• Sorumluluk alma, hesap verebilirlik ve delegasyon

İşleri yapmak için gereken sorumlulukları alıyor musunuz? Eylemlerinizin, ürettiklerinizin, kararlarınızın, kısacası işle ilgili tüm yaptıklarınızın hesabını verebilir durumda mısınız?  Almamanız gereken sorumlulukları belirleyebiliyor, bunları çalışanlarınıza atayabiliyor musunuz? Atadığınız sorumluluklarla ilgili olarak, hesap verme yükümlülüğünün hala sizde olduğunun farkında mısınız?

• İletişim

İnsanlarla genel olarak iyi bir iletişiminiz var mı? İletişim araçlarının tümünü; vücut dili, sözlü-yazılı iletişim vb. doğru ve yetkin bir şekilde kullanabiliyor musunuz?

• Yaratıcılık

Değer yaratan ve size özgü bir “şey” yaratabiliyor musunuz? Bir soruna yeni bir çözüm üretmek, bir gereksinimi karşılayan yeni bir tasarım yapmak, bir işi yapmak için yeni bir yöntem geliştirmek gibi.

• Problem çözme ve karar verme

Bir konuda karar almak veya bir problemi çözmek için konuyu doğru şekilde analiz edebiliyor, çözüm alternatifleri üretebiliyor ve bu alternatifleri değerlendirerek sonuca ulaşabiliyor musunuz? Problem çözme ve karar verme yöntemlerini biliyor, kullanabiliyor musunuz?

• Problem çözme

Bir problemi çözümlemek için problemi doğru şekilde analiz edebiliyor, çözüm alternatifleri yaratabiliyor ve sonuca ulaşabiliyor musunuz?

• Müzakere

İki ya da daha fazla taraf arasında, ortak anlayışa ulaşmak veya görüş ayrılıklarını çözümlemek amacıyla, bir diyalog ortamı oluşturabiliyor, süreci olumlu sonuçlar elde edecek şekilde yönetebiliyor musunuz? Müzakere tekniklerini biliyor musunuz?

• Adaptasyon ve esneklik

Değişen koşullara hızla ayak uydurabiliyor, yaratıcı şekilde tepki verebiliyor, fikrinizi değiştirebiliyor musunuz?

• Dürüstlük, samimiyet, tutarlılık

İnsanlara karşı davranışlarınızda gerçekçi, içten, açıksözlü ve dolaysız mısınız? Eylemleriniz, değerleriniz, yöntemleriniz, beklentileriniz tutarlı mı?

• İnsan odaklı, empatik

Karşınızdaki insanın yerine kendinizi koyabiliyor musunuz? Duygularını algılamaya, anlamaya çalışıyor musunuz?

• Davranışları ile örnek, rol model

Çalışanlarınızdan istediğiniz erdemli davranışları kendiniz gösterebiliyor musunuz?  Yaptıklarınızla örnek alınan, saygı duyulan biri misiniz?

~~~~~~
Bu konulardaki eksikliklerinizin sonucu genellikle başarısız bir projedir, ancak bunun asıl sonucu, eksikleriniz nedeni ile mutsuz çalışan proje ekipleridir.

• Yönetim ve liderlik eğitimleri alın. (Planlama, organizasyon, problem çözme, karar verme vb.)
• “Soft skill” de denen sosyal becerilerinizi geliştirmek için eğitim alın. (İletişim, motivasyon, müzakere teknikleri, stres yönetimi vb.)
• Karmaşık projelerin yönetiminde proje yöneticisi yardımcısı vb. görev alarak uzman proje yöneticisinin rehberliğinde kendinizi geliştirmeye çalışın.
• Örnek aldığınız bir proje yöneticisinin mentorluğunu isteyin.
• Kişiliğinizdeki eksiklikleri tespit etmek ve bu eksikleri kapatmak için gayret edin. Önce iğneyi kendinize batırın. 🙂
• Sağlığınızı, özellikle de psikolojinizi yüksek tutmak için destek alın. İş dışı hayatınızdaki sağlık sorunları işteki performansınıza yansır. Daha tahammülsüz, yorgun, stresli olabilirisiniz.

Dunning–Kruger Efekti

Cornell Üniversitesi’nde akademisyen olan Dunning ve Kruger’ın bu çalışması ile ilgili yazıyı okuduğumda “evet, işte adamlar kanıtlamış, ben de bunu düşünmüştüm” dedim.

Dunning ve Kruger Cornell Üniversitesi’ ndeki öğrencilerine bir sınav yaparak, sınav sonucundaki başarılarını tahmin etmelerini istemişler. Sınavda en düşük notu alanların (100 üzerinden 10 ve altında) sınavın en az yarısını doğru yaptıklarına ve ayrıca çalışacak zamanları olsa, 70 alabileceklerine inandıkları ortaya çıkmış. Sınavda 90’ın üstünde yapanların ise, sonuçları hakkında çok alçakgönüllü konuştukları ve 70 civarında bekledikleri tespit edilmiş.

Dunning ve Kruger’in çalışmasına göre; bir konuda yeterince yetkin olmayan insanlar,

• Konudaki yetkinlik düzeylerini olduğundan daha yüksek sanıyorlar,
• Bu konuda diğer insanların sahip olduğu özel yetkinlikleri fark edemiyorlar,
• Yetersizliklerini fark edemiyorlar,
• Başarılı şekilde eğitildiklerinde, önceki yetersizliklerini fark etmeye başlıyorlar.

Bu konu, Dunning ve Kruger tarafından da referans verilen iki ünlü kişi tarafından da çok güzel şekilde ifade edilmiş:

“Cehalet, özgüveni bilgiden daha fazla artırır.” Charles Darwin

“Zamanımızın acı veren şeylerinden biri de, kendinden emin olanların aptal, hayal gücü ve anlayışla dolu olanların da kuşkulu ve kararsız olmalarıdır.” Bertrand Russel

Dunning ve Kruger’in tespiti  maalesef sadece üniversite öğrencileri için geçerli değil. Ben iş hayatımda inanılmaz sayıda örneğine rastladım, her zaman da rastlıyorum. Bir kişi bir konuda ne kadar bilgili ise, o kadar alçakgönüllü, ne kadar cahilse de o kadar iddialı oluyor. Bu durumda kişileri değerlendirecek konumda iseniz, alçakgönüllü veya iddialı ifadeleri doğrudan kabul etmeyin; konuda gerçekten bilginiz varsa ve adil bir insansanız, zaten gerçek düzeylerini belirleyebilecek yetkinliktesiniz demektir. Bilgilinin kendine haksızlık etmesine ve bilgisizin hak etmediği yerlere gelmesine izin vermeyin!

Daha dazla bilgi için: http://en.wikipedia.org/wiki/Dunning%E2%80%93Kruger_effect